青海省海东市循化县委编办以加强各部门机构编制台账“科学化、规范化、数字化”建设为核心，通过优化强化台账要素、做细做活数字归档、建立健全管理机制三种措施，形成“一部门一台账”，打造科学、规范、高效的机构编制电子与纸质数据库，助力全县机构编制事业高质量发展。
以优化强化台账要素为着力点，确保追本溯源有依据鉴往知来得实效。一是认真查验修正。利用机构编制监督检查契机，对各部门历年机构编制台账实行“回头看”，根据文件仔细核实台账登记的重点要素是否正确，内容表述是否清晰，逻辑衔接是否合理，对台账中不符合规范的要素进行增补修正，对存在逻辑错误的数据进行查验核对，切实提高台账的准确性和科学性，有效维护机构编制台账权威。二是主动学习优化。注重吸收市委编办和其他县区的优秀经验及做法，对台账进行逐步优化，增加派出机构、机构性质、业务范围等登记要素，做到各类机构编制事项应登尽登，应统尽统。建立和完善已撤销机构台账，并进行单独管理，确保台账的连续性和完整性，促使部门历史沿革有痕迹、可追溯，职能发展有依据、可预判。
以做细做活数字归档为切入点，确保便捷查询有入口保障服务显成效。一是夯实信息建设。根据部门台账将机构沿革支撑文件进行扫描分类形成电子文件成套保存，并以文件标题命名文件夹，方便索引查找，做到机构编制变动文件随查随用，提高文件查询使用效率，截止目前已扫描存档2002年至今各部门“三定”规定、2015年和2020年事业单位“三定”规定、机构编制调整文件等500余份。二是提升服务能力。积极与组织、人社、财政建立信息共享机制，打通数据壁垒，实现数据共享，加强协调配合，促进管理协同，在领导配备、定岗定责，财政预算等工作中提供重要参考依据。挖潜数据潜在规律和使用价值，结合实地调研形成高质量专题报告，实现从简单数据累加到结构化数据分析，有针对性的提出意见建议，为全县改革管理建言献策。
以建立健全管理机制为立足点，确保安全防护有抓手打牢基础见长效。一是注重安全防护。制定数据库保密管理制度，确定保密责任人、签订保密承诺书，明确在无网络接入的电脑上进行扫描操作，严禁扫描带有保密标识的文件，对数据库实行专用密码管理等，坚持从源头把控风险，防止机构编制文件遭到泄露，保障机构编制信息安全。二是落实动态维护。将建设机构编制数据库作为基础性、长期性工作，建立数据库日常维护制度，指定专人负责数据库的日常整理和更新，坚持台账的登记与应用并重，文件的纸质与电子同步，做到“一文一登记一扫描”，保证数据库的时效性，切实为机构编制科学决策提供坚实的数据支撑。
